Zakładanie filii w Niemczech

Gazeta Prawna Nr 56 – Marzec 2004, strona 20

Jak eksportować towarów do Niemiec – własna filia

W poprzednich numerach GP prezentowaliśmy możliwości rozprowadzania towarów w Niemczech za pomocą pośrednika (GP nr 7 i nr 8) oraz dealera (GP nr 34). Kolejnym kanałem dystrybucyjnym, z którego można skorzystać w Niemczech, jest założenie tam filii polskiego przedsiębiorstwa. W praktyce forma ta – ponieważ wiąże się ona z większymi już nakładami – jest opłacalna w dwu sytuacjach: po pierwsze wtedy, gdy sprzedawany produkt uzyskał już na rynku niemieckim określoną renomę – założenie własnej filii jest tutaj alternatywą do podpisywania umów z dealerami; po drugie założenie własnej filii może być opłacalne także w fazie wprowadzania towaru na rynek, ale tylko pod warunkiem, że filia ta zostanie obsadzona przez niemieckiego pośrednika handlowego, który doskonale znając rynek będzie znajdował nabywców na towar i wyrabiał mu markę.

W praktyce największą trudność związaną z zakładaniem filii w Niemczech jest uzyskanie zezwolenia na pobyt i ewentualnie pracę dla obywateli polskich mających prowadzić ową filię. Jest to niestety w wielu przypadkach przeszkoda nie do pokonania, a w przypadkach tych, wobec braku możliwości zatrudnienia własnego personelu, przedsiębiorstwa nie decydują się na zakładanie własnej filii z niemieckim personelem, lecz prowadzą dystrybucję towaru poprzez pośrednika handlowego lub dealera.

Filia polskiego przedsiębiorstwa może zostać założona w dwu różnych formach prawnych – jako przedstawicielstwo polskiego przedsiębiorstwa lub jako jego oddział. Istnieje wprawdzie także możliwość założenia w Niemczech tzw. spółki-córki (w praktyce wchodzi zazwyczaj w rachubę spółka z o.o.) ale ze względu na koszty założeniowe wynoszące ok. 30.000-35.000 € , spółka-córka nadaje się tylko do zaawansowanej dystrybucji, to znaczy dystrybucji takiego towaru, o którym wiadomo, że z pewnością się w Niemczech sprzeda.

Zarówno przedstawicielstwo jak i oddział nie są z prawnego punktu widzenia – w przeciwieństwie do córek-spółek, które posiadają własną i odrębną od spółki-matki osobowość prawną – samodzielnymi przedsiębiorstwami, lecz dzielą w większym lub mniejszym stopniu byt prawny polskiego przedsiębiorstwa macierzystego. O stopniu owego "uzależnienia" od macierzystego przedsiębiorstwa decyduje to, którą z tych form polskie przedsiębiorstwo powołało do życia.

1. Przedstawicielstwo

Przedstawicielstwo (Repräsentanz lub Betriebsstätte) nie ma w ogóle samodzielnego bytu prawnego. Jest ono jedynie częścią polskiego przedsiębiorstwa i nie występuje w Niemczech pod swoją własną nazwą, lecz pod nazwą owego przedsiębiorstwa. Przedstawicielstwo nie prowadzi własnej księgowości i nie może posiadać własnego majątku firmowego – księgowość prowadzona jest przez macierzyste przedsiębiorstwo polskie i do niego też należy majątek firmowy. Przedstawicielstwo nie posiada osobowości prawnej i nie podlega wpisowi do rejestru handlowego (Handelsregister), a tylko wpisowi do ewidencji gospodarczej (Gewerbeanmeldung).

Mimo braku osobowości prawnej przedstawicielstwa bardzo dobrze nadaje się ono do prowadzenia dystrybucji w fazie wprowadzania produktu na rynek niemiecki, bowiem może zajmować się marketingiem, reklamą i poszukiwaniem nabywców towaru, jednym słowem zaznaczaniem obecności polskiego przedsiębiorstwa macierzystego na rynku – a już sama sprzedaż dokonywana jest przez to przedsiębiorstwo macierzyste. W formie przedstawicielstwa trudno jest natomiast prowadzić zaawansowaną dystrybucję towarów, a w szczególności dystrybucję bardziej skomplikowanych produktów, tj. takich, które mogą wymagać serwisowania lub napraw. Przedstawicielstwo nie może bowiem zatrudniać polskich pracowników, którzy mieliby zajmować się serwisem. Pracownicy ci musieliby więc za każdym razem dojeżdżać z macierzystego przedsiębiorstwa w Polsce, co prowadziłoby oczywiście do powstawania nadmiernych kosztów.

Mimo prostoty formy prawnej, nie można przeoczyć jednak problemów związanych z zakładaniem i prowadzeniem przedstawicielstwa. Ponieważ przedstawicielstwo nie posiada osobowości prawnej, a jest jedynie częścią zagranicznego przedsiębiorstwa, a więc takiego, którego kondycja finansowa i gospodarcza jest na miejscu nieznana, forma ta nie wzbudza szczególnego zaufania niemieckich organów administracji państwowej. Manifestuje się to problemami natury administracyjnej przy zgłaszaniu przedstawicielstwa do ewidencji gospodarczej (Gewerbeanmeldung), a także problemami przy uzyskiwaniu zezwoleń na pobyt dla osób prowadzących przedstawicielstwo. Problemy te nie znikną prawdopodobnie także po przystąpieniu Polski do UE, ponieważ możliwe jest utrzymanie przez okres przejściowy różnych restrykcji. Kwestię tą trzeba widzieć jednak całkiem jasno: inaczej wygląda sytuacja, gdy przedstawicielstwo chce założyć duża firma, np. PKN Orlen, a inaczej, gdy jest to mała firma no name gdzieś z krańców Polski.

Administracyjne koszty założenia przedstawicielstwa są bardzo niskie i wynoszą w granicach 200 €. Nie wolno jednak zapomnieć o kosztach obsługi prawnej, które mogą być w zależności od konkretnego stanu faktycznego bardzo różne. Wprawdzie wiele polskich firm przyzwyczajonych jest do unikania tych kosztów, to jednak w Niemczech trzeba je od samego początku wpisać w budżet projektu, bowiem załatwianie spraw na własną rękę wychodzi tam w końcowym obrachunku drożej, nie mówiąc o tym, że może doprowadzić do braku powodzenia w realizacji projektu.

Ponadto dochodzą koszty za tłumaczenie dokumentów niezbędnych do uzyskania wpisu do ewidencji gospodarczej oraz koszty wynajęcia lokalu (bez niego założenia przedstawicielstwa jest z punktu widzenia prawa niemożliwe).

2. Oddział

Drugą formą prawną dla założenia filii polskiego przedsiębiorstwa jest forma oddziału (Zweigniederlassung) polskiej spółki. Oddział ma o wiele większą samodzielność aniżeli przedstawicielstwo, ponieważ posiada on własny majątek i prowadzi odrębną od macierzystej spółki księgowość (która musi być zgodna z niemieckim prawem o rachunkowości). Występuje on ponadto pod własną nazwą np. "FRUGO S.A. Oddział w Niemczech". Oddział podlega zarówno wpisowi do rejestru handlowego (Handelsregister), jak i wpisowi do ewidencji gospodarczej (Gewerbeanmeldung).

Teoretycznie możliwe jest założenie oddziału zarówno spółki osobowej jak i kapitałowej. W praktyce jednak założenie oddziału, jeśli spółką macierzystą jest spółka osobowa (tzn. cywilna, jawna, komandytowa) jest prawie niemożliwe do realizacji. Dlatego też na zakładanie oddziału w Niemczech decydować się powinny tylko polskie spółki kapitałowe (z o.o. lub akcyjne).

Zakładanie oddziału polskiej spółki kapitałowej jest finansowo o tyle korzystne, że od oddziału nie jest wymagana wpłata kapitału zakładowego – niemiecki oddział nie musi posiadać kapitału zakładowego, ponieważ ten posiada już spółka macierzysta w Polsce. Oddział musi jednak czynić zadość przeróżnym formalnym wymogom podyktowanym przez niemieckie prawo, m.in. musi posiadać stałego przedstawiciela na terenie Niemiec, tzw. kierownika oddziału, który reprezentuje go na zewnątrz i na którego ręce doręczana jest wszelka oficjalna korespondencja do oddziału. Ów kierownik musi mieć stałe miejsce pobytu i zamieszkania w Niemczech, niewystarczające jest, że dojeżdża do Niemiec tylko w miarę potrzeby. W konsekwencji, jeśli jest to osoba z polskim obywatelstwem, musi uzyskać zezwolenie na pobyt na terenie Niemiec, co nieraz może być połączone z problemami natury administracyjnej. Uzyskanie zezwolenia jest jednak niezbędne, w przeciwnym wypadku osoba ta nie może piastować funkcji kierownika oddziału, a bez kierownika sąd nie dokona wpisu do rejestru handlowego.

Obok ustanowienia kierownika, w celu dokonania wpisu do rejestru handlowego niezbędne jest podanie adresu oddziału i jego przedmiotu działalności, a także numeru wpisu polskiej spółki do KRS wraz z wyciągiem oraz przedłożenie umowy spółki w tłumaczeniu przysięgłym – sądy niemieckie żądają zazwyczaj przedłożenia tłumaczenia sporządzonego przez tłumacza zaprzysiężonego w Niemczech. Ponadto niektóre dokumenty muszą zostać potwierdzone przez ambasadę lub konsulat. Założyciele muszą poza tym złożyć w obecności notariusza wzór podpisu do rejestru handlowego. Przed zgłoszeniem oddziału do rejestru handlowego niezbędne jest zazwyczaj uzyskanie potwierdzenia miejscowej Izby Handlowo-Przemysłowej (Industrie- und Handelskammer) o tym, że nazwa oddziału nie jest na tyle zbliżona do żadnej nazwy spośród firm w danym okręgu, że istnieje niebezpieczeństwo pomylenia nazw.

Administracyjne i sądowo-rejestrowe koszty założenia oddziału nie są wysokie, jednak już nieco wyższe niż założenia przedstawicielstwa – wynoszą one w granicach 300-400 €. Dodać należy jednak opłaty za tłumaczenia przysięgłe i potwierdzenie dokumentów w ambasadzie, koszty notarialne oraz koszty obsługi prawnej, o których była już mowa przy omawianiu przedstawicielstwa. Nie wolno także zapomnieć o kosztach wynajmu lokalu, bez którego założenia oddziału nie jest prawnie możliwe.

Wprawdzie koszty założenia oddziału są wyższe niż założenia przedstawicielstwa, to jednak ze względu na bardziej skonkretyzowaną formę prawną, oddział cieszy się większym zaufaniem organów administracji państwowej oraz uczestników obrotu gospodarczego. Oczywiście także przedstawicielstwo może zdobyć zaufanie tych osób, o ile ma ono właściwą lokalizację i odpowiednio dobraną osobę kierownika, która zajmuje się prowadzeniem przedstawicielstwa i reprezentowaniem go w kontaktach z innymi.