• Publikacje polskie
• Publikacje niemieckie

Zawieranie umów z niemieckimi kontrahentami

Definicja umowy, która obowiązuje zarówno w prawie niemieckim, jak i w prawie polskim jest bardzo prosta i brzmi w sposób następujący: "Do zawarcia umowy dochodzi poprzez oddanie dwóch korespondujących ze sobą oświadczeń woli". Ta niezwykle prosta teoretyczna definicja nie jest jednak w praktyce wcale łatwa do zrealizowania, o czym wie każdy, kto w Polsce negocjował i zawierał umowy z innymi osobami lub podmiotami gospodarczymi. Dodatkowe komplikacje dochodzą ponadto jeszcze, jeżeli zawierana umowa ma charakter międzynarodowy. Problem stanowią nie tylko kwestie językowe, ale przede wszystkim brak znajomości systemu prawnego drugiej strony, kultury prawnej jej państwa oraz szeroko pojętej mentalności narodu, którego jest ona przedstawicielem. Zawieranie umów z Niemcami nie stanowi tutaj wyjątku i negocjując je należy pamiętać o pewnych – przedstawionych poniżej – specyficznych kwestiach.

I.    Kwestia priorytetowa

Najważniejsze jest, aby zawrzeć umowę na piśmie (faks, e-mail), bowiem wszelkie ustne ustalenia są później niezwykle trudne do udowodnienia, a częstokroć wręcz niemożliwe. Należy przy tym zwrócić uwagę na fakt, że faktura nie jest w prawie niemieckim dowodem zawarcia umowy, jeśli więc w danej sprawie obowiązuje prawo niemieckie (patrz na ten temat poniżej), trudno będzie, przykładowo, dostawcy z Polski udowodnić bez posiadania pisemnej umowy udowodnić – jeśliby niemiecki odbiorca towaru miał okazać się nierzetelny i zań nie zapłacić – , że strony rzeczywiście zawarły umowę, zgodnie z którą strona niemiecka zamówiła towar za daną cenę. A że w tych sytuacjach obowiązek udowodnienia faktu zawarcia umowy i ceny za towar spoczywa na stronie polskiej jako żądającej zapłaty za towar, może zdarzyć się tak, że będzie ona musiała odejść z kwitkiem.

Podkreślając jeszcze raz fakt, że pisemne zawarcie umowy jest niezwykle ważnym dokumentem, stanowiącym podwaliny dobrego funkcjonowania współpracy, można wokół tego istotnego zdarzenia wyodrębnić trzy fazy, z których każda wymaga od podpisujących umowę specyficznej wiedzy i umiejętności. W pierwszej fazie następuje nawiązanie kontaktu z przyszłym kontrahentem oraz przygotowanie wstępnych założeń umowy. Druga faza to faza tworzenia projektu umowy, prowadzenia negocjacji i podpisania umowy. Trzecia faza to faza wystąpienia pierwszych komplikacji poumownych.

II.    Faza nawiązania kontaktu i przygotowania założeń umowy

W pierwszej fazie najistotniejsze znaczenie mają nie kwestie jurydyczne, lecz psychologiczne. Przede wszystkim pamiętać należy o często zapominanej starej prawdzie życiowej: pierwsze wrażenie rozciąga się na cały okres współpracy.

Co się tyczy kontrahentów niemieckich, należy pamiętać, że są oni z natury bardzo poważni. Nawiązywanie kontaktu i przełamanie pierwszych lodów odbywa się w związku z tym inaczej niż w Polsce, gdzie rozmowy rozpoczynają się zazwyczaj od żartobliwego i luźnego small talku. W kontaktach z niemieckimi kontrahentami luźne żarty są zasadniczo nie na miejscu. Niemieckie poczucie humoru diametralnie różni się od polskiego, w związku z czym każda ze stron zazwyczaj nie rozumie żartów strony przeciwnej, a częstokroć uważa je wręcz za żarty na niskim poziomie. Wprowadzający grzecznościowy small talk powinien więc dotyczyć raczej ogólnych kwestii gospodarczych lub politycznych. Taki temat rozmowy jest zawsze bezpieczny, ponieważ wywołuje on poważną atmosferę, która stawia inicjatora rozmowy w korzystnym świetle – jako odpowiedzialnego i kompetentnego kontrahenta.

Po nawiązaniu pierwszego kontaktu i ustaleniu ogólnych podwalin biznesowych następuje przygotowywanie wstępnych założeń umowy. W praktyce przygotowywanie wstępnych założeń umowy odbywa się na dwa różne sposoby: albo każda ze stron przygotowuje swoje własne założenia albo założenia przygotowuje tylko jedna strona a druga strona ustosunkowuje się do nich i wprowadza poprawki. Jednak niezależnie od tego, w jaki sposób odbywa się przygotowywanie wstępnych założeń umowy, należy zwrócić uwagę na to, że niemieckie i polskie wyobrażenie o pojęciu "wstępne założenia umowy" różnią się diametralnie. Bowiem podczas gdy w Polsce wstępne założenia umowy pomyślane są zazwyczaj tylko jako podwaliny do wspólnego przedyskutowania otwartych kwestii, w Niemczech są one szczegółowym i dokładnym dokumentem, który stara się uregulować wszystkie rzeczywiste i potencjalne niejasności.

W związku z owym odmiennym zrozumieniem pojęcia "wstępne założenia umowy" powstają pierwsze nieporozumienia, bo niemiecki kontrahent uważa, że polski kontrahent jest nieprzygotowany do prowadzenia negocjacji i podchodzi do sprawy niepoważnie, a z kolei polski kontrahent uważa, że niemiecki kontrahent stara się narzucić swoje rozwiązania. Dlatego też istotnym jest, aby ustalić wcześniej, jaki kształt posiadać powinny wstępne założenia umowy – w ten sposób można zapobiec powstawaniu nieporozumień, które będą rzucały cień na dalszą współpracę między kontrahentami.

III.    Faza tworzenia projektu umowy, prowadzenia negocjacji i podpisania umowy

Tworzeniem projektu umowy zajmuje się zazwyczaj jedna ze stron przyszłego kontraktu – Projekt ten jest następnie sprawdzany przy drugą stronę i omawiany z nią. Inną metodą jest tworzenie projektu przez jedną, a kontrprojektu przez drugą stronę. Niezależnie od tego, która z powyższych metod zostanie zastosowana, strona polska powinna uważać, żeby w umowie znalazły się pewne istotne dla niej postanowienia.

1.    Istotne postanowienia umowne

Po pierwsze już przy zawieraniu umowy należy zabezpieczyć się na wypadek, że niemiecki kontrahent nie zapłaci należności wynikającej z umowy. Postanowienia umowne na ten temat wydają się wprawdzie większości przedsiębiorców być niepotrzebne w fazie zawierania umowy, a często wręcz wydaje im się, że wskazują one na brak zaufania wobec kontrahenta. Mimo tych oporów należy już przy podpisywaniu umowy zastanowić się nad mechanizmami, które ułatwią ściągnięcie należności od niemieckiego kontrahenta. Trzeba bowiem pamiętać o tym, że morale płatnicze niemieckich firm spadło ogromnie w ostatnich latach, a jeśli chodzi o współpracę z polskimi producentami panuje ponadto przekonanie, że polskiemu kontrahentowi i tak nie uda się wyegzekwować należności przez granicę, więc można pozwolić sobie na niepłacenie.

Faktem jest wprawdzie, że obstawanie przy zamieszczaniu w umowie mechanizmów na wypadek nieuiszczenia należności przez niemieckiego kontrahenta – a więc jeszcze zanim została nawiązana współpraca – mogą wskazywać na brak zaufania wobec niego. Dlatego też rozmowy na ten temat pozostawić najlepiej adwokatowi, który z racji swojego zawodu musi dbać o interesy reprezentowanej przez niego polskiej firmy, a równocześnie nie jest jej częścią, więc jego troska o interes swojego klienta nie obciąża konta firmy.

Jeśli chodzi o dalsze postanowienia, które powinny się znaleźć w umowie, należy do nich określenie, która wersja językowa – umowy z niemieckimi kontrahentami zawierane są zazwyczaj w dwóch równoległych wersjach językowych, polskiej i niemieckiej – miarodajna jest w razie zaistnienia wątpliwości. Potrzeba zamieszczenia takiego postanowienia wynika z faktu, że obydwie wersje językowe – mimo, iż z założenia powinny być identyczne – często różnią się miedzy sobą. Powodem takiego stanu rzeczy są częściowo pomyłki redakcyjne (pomyłki interpretacyjne lub słowne), a częściowo niewłaściwie dokonane tłumaczenie (o naprawdę dobrego tłumacza jest bardzo trudno). Błędów tego typu w praktyce z reguły nie udaję się uniknąć. Ponadto istnieje niebezpieczeństwo rozbieżności interpretacyjnych. Wiadomo, że istnieje ono już umowach jednojęzycznych, gdzie na podstawie jednego sformułowania możliwe są dwie odmienne interpretacje – niebezpieczeństwo to podwaja się przy umowach dwujęzycznych. Dlatego też niezwykle istotne jest, aby w umowie jednoznacznie stwierdzić, która wersja językowa miarodajna jest w razie wystąpienia wątpliwości.

Poruszając kwestie wątpliwości interpretacyjnych należy wskazać na błąd często popełniany przez polskich kontrahentów, a dotyczący techniki redagowania postanowień umowy. Polska strona mianowicie często formułuje postanowienia umowy w sposób bardzo ogólny i generalny. Po części wynika to z typowo polskiej skłonności do wypowiadania mało precyzyjnych twierdzeń, po części z chęci pozostawienia sobie otwartej furtki interpretacyjnej, a po części z nieświadomości problemu. Należy jednak pamiętać, że generalne sformułowania mogą ewentualnie tylko wtedy być korzystne, kiedy jako pierwsza spełnić świadczenie musi druga strona. Jeśli jednak polska strona świadczy jako pierwsza, przykładowo dostarczając towar, a następnie czeka na otrzymanie zapłaty od strony niemieckiej, nie ma nic bardziej zgubnego niż ogólnie sformułowane postanowienia umowy – po otrzymaniu towaru strona niemiecka wręcz będzie szukać niejasnych postanowień i możliwości interpretacyjnych, by odmówić lub przynajmniej odwlec w czasie uiszczenie należnej zapłaty.

Co się tyczy dalszych istotnych postanowień umownych, szczególną uwagę zwrócić należy na kwestię wyboru prawa, pod którego rządami będzie znajdować się umowa. Teoretycznie strony nie muszą dokonywać wyboru obowiązującego prawa, ponieważ kwestia ta jest regulowana automatycznie przez tzw. normy prawa kolizyjnego. W praktyce jednak strony z reguły wskazują w umowie na prawo, które ma obowiązywać dla podpisywanej umowy, a wybór taki ma pierwszeństwo przed normami kolizyjnymi. Strona niemiecka zazwyczaj nalega , by obowiązywało prawo niemiecki. Wynika to pierwsze z chęci uzyskania przewagi poprzez wybranie prawa, co do którego niemiecki kontrahent posiada pełne zaplecze doradczo-adwokackie, a po drugie z przekonania o wyższości prawa niemieckiego nad prawem polskim. Prawo niemieckie jest w rzeczy samej o tyle lepsze, że jest dużo bardziej przewidywalne od polskiego. Nie należy się go więc zasadniczo obawiać – o ile spełnione są dwa warunki: po pierwsze, że firma polska posiada przeszkolone w prawie niemieckim zaplecze doradczo-adwokackie oraz, po drugie, że prawo to – po sprawdzeniu tego faktu przez owo zaplecze adwokackie – nie jest dla danego kontraktu mniej korzystne niż prawo polskie. Jeśli strony nie porozumieją się co do obowiązującego prawa, kwestia ta regulowana jest – jak przedstawiono powyżej – przez tzw. normy kolizyjne, które w Polsce zawarte są w Ustawie prawo prywatne międzynarodowe, a w Niemczech w Einführungsgesetz zum Bürgerlichen Gesetzbuch.

2.    Prowadzenie negocjacji

Prowadzenie negocjacji odbywa się albo poprzez korespondencyjną wymianę kolejnych wersji umowy, w których strony nanoszą swoje poprawki, albo poprzez ustne pertraktacje. Przy dużych umowach następuje najczęściej kombinacja tych dwóch sposobów: najpierw strony wymieniają się kolejnymi wersjami umowy, a na koniec spotykają się, by w ustnych pertraktacjach ustalić kwestie, co do których nie osiągnęły porozumienia w trakcie negocjacji korespondencyjnych. Natomiast przy mniejszych umowach prowadzone są tylko ustne pertraktacje.

Prowadzenie ustnych pertraktacji z kontrahentami z Niemiec jest specyficzne, ale łatwe do opanowania. Umowa omawiana jest systematycznie punkt po punkcie – od pierwszego do ostatniego. Priorytetowym celem dla niemieckiego kontrahenta jest osiągnięcie maksymalnej pewności i zabezpieczenia prawnego. Ukrytych kwestii, tzw. "haczyków" zazwyczaj nie ma – Niemcy kładą z reguły "kawę na ławę" , co chcą osiągnąć.

Co natomiast jest trudne w pertraktacjach z Niemcami, to zrozumienie ich sposobu myślenia, a co za tym idzie, ich podwalin biznesowych. Niemcy są krajem, w którym walka konkurencyjna jest niezwykle ostra, dużo ostrzejsza niż w Polsce. Niemcy przyzwyczajeni są więc do twardego kalkulowania i wymagania od kontrahenta maksymalnej wydajności. Ze strony polskiej często jest to postrzegane jako próba wykorzystania kontrahenta. Ponadto mają oni dużo mniej sformalizowany ustrój prawny, ustrój bazujący na zaufaniu wobec przedsiębiorcy i obywatela. Wiele czynności, które w Polsce wymagają udokumentowania, zezwolenia lub innej "podkładki", jest więc dla nich całkowicie legalne bez żadnych formalności. Wydaje im się więc, że także i w Polsce można w nieskrępowany sposób podporządkowywać prawo swoim biznesowym potrzebom. Klasycznym przykładem z tej dziedziny są problemy związane ze strukturą i zarządzaniem zakładem pracy powstające w zakładanych na terytorium Polski spółkach Joint-Venture. Bardzo dużo rozwiązań z zakresu prawa pracy, które w Niemczech są całkowicie legalne i od lat stosowane, musi w Polsce zostać przed ich wprowadzeniem w życie na wszelki wypadek – z obawy przed ich zakwestionowaniem i wymierzeniem kary grzywny – zaakceptowane przez inspektora pracy. Głównym problemem w trakcie pertraktacji jest więc brak wzajemnego zrozumienia. Szczególny nacisk należy więc położyć na przedstawianie powodów, dla których niezbędne jest utrzymanie lub zmiana jakiegoś postanowienia umownego.

Następną niezwykle istotną kwestią w trakcie prowadzenia ustnych pertraktacji jest – o ile samemu nie włada się językiem niemieckim – posiadanie dobrego tłumacza. Na rynku jest w tej chwili wprawdzie bardzo dużo tłumaczy niemieckiego, lecz tylko mała ich część jest naprawdę wysoko wykwalifikowana i może sprostać wymaganiom, jakie stawia przed sobą tłumaczenie w trakcie pertraktacji. Wierne, a równocześnie finezyjne tłumaczenie jest jednak niezwykle ważne, bo w przeciwnym wypadku strony nie są w stanie zrozumieć swoich racji i w związku z tym pertraktacje kończą się fiaskiem. Niestety, bardzo często zdarza się, że z względu na złe tłumaczenie jedna strona odpowiada na zupełnie inne pytanie aniżeli zadane w oryginale przez drugą stronę. A że częstokroć i jej odpowiedź jest błędnie tłumaczona, strony rozmawiają ze sobą na kompletnie inne tematy. Dlatego też koszta dobrego tłumacza należy koniecznie zawczasu wkalkulować w przedsięwzięcie.

Oczywiście pertraktacje można prowadzić także po angielsku. Niezbędna jest w tym celu jednak nie tylko znajomość języka ze swojej strony, ale także upewnienie się, że i strona niemiecka w wystarczającym stopniu włada angielskim. Pamiętać należy także, że prowadzenie pertraktacji po angielsku nie jest łatwe, ponieważ każda ze stron rozmawia w obcym dla siebie języku i w związku z tym nieporozumienia są praktycznie rzecz biorąc "zaprogramowane".

III.    Faza komplikacji poumownych

Podpisanie umowy to dopiero połowa sukcesu. Druga połowa to wykonanie umowy przez obydwie strony, a więc przykładowo dostarczenie wyprodukowanego przez polską firmę towaru i uiszczenie zań należności przez niemieckiego odbiorcę. Osiągnięcie tego celu jest –niezależnie od problemów produkcyjnych dostawcy i finansowych odbiorcy – z tego względu niełatwe, że po podpisaniu umowy pojawiają się częstokroć aspekty, które nie zostały uwzględnione przy jej podpisywaniu.

Najczęstszym problemem jest poumowna zmiana ceny produktu. Częściowo – szczególnie u firm dopiero rozpoczynających działalność – wynika ona z przekalkulowania się w całkowitych kosztach produkcji. Czasami owocne są w takich sytuacjach rozmowy z kontrahentem, jednak nie można oczekiwać, że zawsze będą uwieńczone sukcesem. Z prawnego punktu widzenia podwyższenie ceny produktu możliwe jest przy przekalkulowaniu się zasadniczo tylko wtedy, gdy w umowie zostały podane podstawy kalkulacji produktu. Jest to jednak dość rzadki przypadek, ponieważ producent z reguły nie chce podawać w umowie podstaw kalkulacji, bo odbiorca mógłby sobie obliczyć wtedy bez problemu zysk producenta. Osiągnięcie podwyższenia ceny bez wspomagania się ujętymi w umowie podstawami kalkulacji jest możliwe jest możliwe tylko w rzadkich sytuacjach – wszystko zależy jednak od stanu faktycznego i od obowiązującego prawa. Prawo niemieckie jest przy tym zazwyczaj korzystniejsze. Z reguły nie można liczyć na osiągnięcie tego celu jedynie na podstawie rozmów z kontrahentem, bez prowadzenia procesu sądowego, bo są to kwestie, co do których nie ma jednoznacznych przepisów prawnych i stałego orzecznictwa.

Drugim częstym powodem, z którego nastąpiło podwyższenie kosztów produkcji towaru jest zmiana ceny składników służących do jego wytworzenie lub zmiana przepisów wpływających na koszt produkcji (np. wprowadzenie nie wymaganych dotąd zezwoleń lub certyfikatów). W tych sytuacjach osiągnięcie podwyższenia ceny produktu jest z prawnego punktu widzenia łatwiejsze, można bowiem podeprzeć się istniejąca zarówno w prawie polskim jak i niemieckim konstrukcją nadzwyczajnej zmiany stosunków, należy jednak liczyć się z koniecznością dochodzenia swoich praw w sądzie.

Następnym często po zawarciu umowy występującym problemem są różnego rodzaju komplikacje wykonawcze, które niekoniecznie związane są z kwestiami stricte jurydycznymi, a więc i ich rozwiązanie nie wymaga z reguły znajomości prawa, lecz wyczucia różnic mentalności pomiędzy Polakami a Niemcami. Problemy te dotyczą najczęściej umów, które wymagają stałej współpracy stron, a więc w pierwszej kolejności umów, za pomocą których zawiązane zostały polsko-niemieckie spółki Join-Venture, czasami także umów o dystrybucję towaru. Chodzi tu o sytuacje, w których, w trakcie współpracy, wystąpiły trudności wymagające natychmiastowego reagowania (np. firma dostarczająca towar spółce Joint-Venture ogłosiła upadłość, konieczna jest natychmiastowa reorganizacja zakładu pracy, towar musi niespodziewanie zostać przekierowany do innego odbiorcy itp.). Przy rozwiązywaniu tego typu problemów należy mieć przed oczyma następujące stwierdzenie: Polacy są mistrzami improwizacji, systematyczna organizacja jest natomiast ich słabą stroną. Z kolei Niemcy są mistrzami organizacji i systemowego myślenia, a gubią się w sytuacjach, które wymagają improwizacji. W konsekwencji: sytuacje podbramkowe, wymagające odejścia od utartego schematu organizacyjnego, powinny być rozwiązywane przez stronę polską, Natomiast po doraźnym opanowaniu sytuacji zająć się nimi powinna strona niemiecka, która stworzy dla danej sytuacji idealny system na przyszłość.

Na zakończenie, nawiązując do ostatniego tematu, można pokusić się o takie ogólne stwierdzenie: Polacy i Niemcy uzupełniają się we wspólnych interesach i przedsięwzięciach w sposób perfekcyjny – muszą ten fakt tylko rozpoznać i pozwolić drugiej stronie działać w sytuacjach, w których jest ona skuteczniejsza. Strona polska powinna jednak uważać na niezwykłą ekspansywność strony niemieckiej.